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探讨中小企业如何完善内控状况及措施

发布时间:2020-01-30 12:05

  关键词:中小型企业;内部控制;竞争

  一、引言

  尽管中小型企业发展迅速,但是其中还存在许多困难和问题,一方面是内部控制机制缺乏或不完善、企业工作准则存在弊端、严重缺乏高端科技人才以及企业监管水平有待提升等,各种各样的不良弊端使得中小企业缺少较为突出的市场竞争优势,继而很难保持长久发展。有数据证明,我国中小企业的平均生存年限少于3年。其中一个重要的原因是尚未具备一系列符合我国实际国情的中小企业内部控制机制。对于这一现象,本文在详细研究目前我国中小企业内部控制状况的前提下,就我国中小企业的内部控制特征实行了科学细致的剖析,通过调查问卷的数据与实地考察找出目前企业内部控制所具有的不足之处及其产生因素,并据此给出改善意见和措施,以为我国众多中小企业解决自身内部控制问题供应有效的借鉴依据,继而提升中小企业竞争优势,增加中小企业经济产值。 但是就我国目前情况而言,许多企业因为受到内控机制发展不足、内控思想相对浅薄、有关法律及环境更新缓慢等因素的限制,而尚未注意到企业内控所存在的真正价值。在这种情况下,即使制定出有效的内控机制,也难以保证其发挥正常的实际作用,因此,最大限度地完善企业内控状况,增强企业内控有效性是目前管理者需要率先考虑的关键性问题。

  二. 中小企业内部控制的概况以及介绍

  (一)中小型企业的结构与特点

  中小型企业这个概念是比较复杂的,目前国际上不同的国家对于中小型企业都有不同的界定标准。即使在同一个国家,由于经济的发展动态是不断变化的,所以不同的行业,不同的经济发展阶段的界定标准也是不一样的。也正是由于以上原因的存在,导致国际上现在对中小型企业还没有形成一个统一的界定标准。总体而言,各个国家的中小型企业一般从两个方面加以界定,一个是质的方面,一个是量的方面。质的指标主要包括三个,分别是企业的组织形式、融资方式和所处的行业地位;而企业员工人数、实收资本总额和资产总值则属于量的方面的指标。大多数国家都选取量的标准对中小型企业进行界定,这是因为量的指标相对于质的指标而言数据的选取比较容易,而且更加直观。例如英国和欧盟等在界定中小企业时,实行的就是以量的指标为主,质的指标为辅的方法。

  (二)内部控制系统的相关理论和发展路程

  二十世纪末,美国涌现出了大量的上市公司,上市公司作为公众利益实体,人们对于上市公司经营管理者涉及的各方面责任问题越来越重视,1984年弗雷曼与克拉克森等著名学者,从新制度经济学理论角度出发,提出了“利益相关者理论”,他们认为公司的经营管理者应该有义务去平衡公司的各个利益相关者的利益诉求。弗雷曼等人的研究解答了关于公司经营管理者责任的困惑这个问题,因此,其理论渐渐地在公司治理理论当中受到重视,成为现代公司治理理论的重要理论基础。

  利益相关者理论要求企业经营管理者为综合半衡各个利益相关者的利益要求而进行的管理活动,如何来平衡,就要建立有效的内部控制体系。新经济发展理论指出,企业就是各个利益相关者关于企业经营管理契约的集合,公司治理就是企业内外部的利益相关者的利益诉求所需要的规范准则,也就是所谓的进行内部控制管理。大股东、小股东、公司职员等这些企业内部利益相关者,每个人都有着不同的利益诉求,要想实现自己各自利益诉求就需要一种有效的规则制约和平衡,比如大股东在进行公司经营决策的时候,不能侵犯小股东的权益,这样就需要董事会、监事会以及股东大会的相关议事规则来制衡大股东的权力。同样,外部的利益相关者监管机构,债权人等因为信息不对等等原因,需要有效的规则来保护其利益诉求,那么有效的内部控制就够对公司内部的运作进行规范,保护外部利益相关者的利益诉求不受侵害。

  三. 目前中小型企业内部控制的总体情况和案例分析

  中小型企业这个概念是比较复杂的,目前国际上不同的国家对于中小型企业都有不同的界定标准。即使在同一个国家,由于经济的发展动态是不断变化的,所以不同的行业,不同的经济发展阶段的界定标准也是不一样的。也正是由于以上原因的存在,导致国际上现在对中小型企业还没有形成一个统一的界定标准。总体而言,各个国家的中小型企业一般从两个方面加以界定,一个是质的方面,一个是量的方面。质的指标主要包括三个,分别是企业的组织形式、融资方式和所处的行业地位;而企业员工人数、实收资本总额和资产总值则属于量的方面的指标。大多数国家都选取量的标准对中小型企业进行界定,这是因为量的指标相对于质的指标而言数据的选取比较容易,而且更加直观。例如英国和欧盟等在界定中小企业时,实行的就是以量的指标为主,质的指标为辅的方法。

  例如盘江股份公司建立有完善的内部控制制度,主要包括经营管理、财务、资产事、审计监督等方面。公司建立有完善的会计核算体系和内部控制度,劳动人在财务预测、财务决策、财务计划、财务控制以及财务分析上都有相应的管理方法和措施,并按规定聘任有总会计师。公司及下属财务科财务人员均为专职并按规定持证上岗,均在公司财务部的直接领导下,按照相关规定设置会计科目和登记会计帐薄,依据合法有效的会计凭证进行会计核算。公司自成立来严格加强对关联方资金往来的审查,严禁发生资金占用,每日清理与控股股东及其所属企业之间发生的经营性资金往来及非经营性资金占用情况,有效地保证了大股东不占用上市公司资金情况。

  四. 我国中小型企业内部控制存在的问题

  (一)内部控制环境基础薄弱

  如前所述,控制环境是内部控制最基本的要素,不仅牵涉到企业内部结构的调整还与职权、责任的分配、人力资源部门的招聘等有关。想要合理协调内部控制就必须建设良好的环境控制体系[8]。当今,国内大多数企业的控制环境还不符合企业发展需求,这些不足之处大致分为五点:

  1. 管理层内部控制意识淡薄

  企业管理人员不能充分认识到内部控制对企业发展所起到的作用。有很大一部分的企业属于私营企业,企业的最大投资者往往也是企业的经营者,在创业的初级阶段,通常是凭着机遇和冒险精神慢慢积攒原始的发展条件,所以忽略了企业内部控制。在企业生产经营等方面习惯采用家长式的管理方式,内部控制观念还比较弱,在他们的观念里,企业利益是依靠实力来实现的,市场需求才是企业发展的动力也是最重要,一旦加强企业的内部控制,会对组织的信任带来冲击,反倒阻碍了企业的健康发展。此外,一部分企业管理者对内部控制的理解多有误区,他们以为内部控制仅仅是控制下属而不约束上层管理者,对自我控制的抵触情绪阻碍了企业职员对内部控制的理解和执行[9]。

  2. 企业组织结构及职责分配不尽合理

  就目前情况来说,几乎所有的企业都把权利过分的集中在一个人手里,从而忽视了企业组织结构的分配和设计,企业内部的组织分工完全由领导决定,这样会产生分工分歧、责任和权利混淆等情况。国内的中小型企业规模不大、灵敏性强等优势,但是员工较少,这就会给企业带来一个普遍存在的问题:一个员工身兼数职,比如出纳人员兼管银行对账和企业资金审批,这种混乱的分工现象大大降低了企业内部监管效率,一旦发生意外情况给企业造成损失,就会出现责任推诱的现象,既不利于企业健康发展,也不利于企业财产安全,同时降低经营效率以会计信息质量。

  3.人力资源陷入困境

  企业的人力资源和企业的核心竞争力有着直接的联系,中国现在讲究科教兴国、人才兴国,可见,人才和国家、企业的发展有着不可或缺的关系。因为结构不合理等原因,企业内部同时出现人员过剩与人才短缺的问题,人员过剩的原因无非就是这些人员自身能力不足;企业忽视了对员工专业技能的培训,忽视员工的后期教育,以至于员工和时代脱节,这说明企业还没认识到培训的重要性,相当一部分企业认为对员工进行培训和教育是一件浪费钱的多余行为,所以就大力削减培训经费。有些中小型企业希望通过招聘新的职员,并且不对其培训就让其进入生产行线,即使企业舍得花钱对其培训,也是为了培训而培训[11],既浪费时间和精力也没达到培训的效果,培训成立企业的累赘,使得管理者更不愿意加大培训投资,这就形成一个恶性循环。还有就是,对员工的薪酬发放制度不完整也缺乏合理性。实际上有相当一部分职员对自己薪酬有意见,企业通常都是以人来定薪酬,忽略劳动才是获得薪酬的基本要素,这样的薪酬准则大大削弱了员工的工作积极性。最后就是,中国的家族式企业颇多,唯亲是用,有些员工仗着自己的特殊身份,不把企业制度放在眼里,这些都是阻碍企业发展的重要因素。

  (二)风险评估意识淡薄

  与大型企业相比,中小型企业面临着更大的经营风险。很多中小型企业由于忽视风险管理,企业内部没有对风险进行评估和应对的制度,所以,一旦企业遭遇风险危机,企业就会变得措手不及、束手无措。因此企业建立风险评估体系,制定合理的应对措施,对企业而言是十分重要的,这样企业才不会在激烈的市场竞争中失去生存空间。

  (三)信息沟通渠道不畅

  具有广泛的信息渠道是评价内部控制制度好坏的一项标准,信息渠道的畅通保证了企业上级和下级之间快速、及时的信息交流。在国内无论是家族性的中小型企业还是经过改革的国有企业都普遍存在着权利和义务纵向倾斜的现象,简而言之就是上级只重视对下级的管理,忽略了同级之间的交流沟通。这样的信息渠道只对信息进行上下传导,下级对上级的信息反馈以及部门和部门间的信息交流则没有良好的沟通渠道。单一狭隘的信息交流渠道是企业内部各个部门孤立,这种现象严重阻碍了企业的健康稳定发展。

  五. 中小型企业的内部控制分析和研究

  (一)内部控制环境问题成因分析

  1.治理结构存在缺陷

  (1)股权高度集中

  我国《公司法》在设立之初,出于保护国有资产的目的,侧重于保护股东利益,以股东利益最大化作为公司存在的主要目标。同时,我国经过了数千年中华文化的洗礼,受中央集权思想影响至深。因此,无论是中小型高科技企业的法人治理结构的设立还是在中小型高科技企业的改制过程中都一定程度的受到了上述因素的影响。我国中小型高科技企业大多是以家族或合伙的形式发展起来的,企业的所有者为了维护自身的所有权和控制权常常占据了股份当中的绝大部分,这在我国中小板上市公司中体现的尤为明细,据调查,在一些中小板上市公司中,企业的股权被父子、夫妻、兄弟掌控了高达60%-70%的比例,法人股、社会公众股占据的比例很小。在这种“一股独大”的强权背景下,遵循资本多数决定的游戏规则,股东大会往往被大股东一个人的意志所左右,成为了大股东的“附庸”,甚至出现了“一个人的股东会”的尴尬局面,企业由大股东说了算,中小股东的利益难以保障。近年来,我国交易市场时常发生中小型高科技企业中的控股股东利用手中掌握的权力和信息优势掏空上市公司的行为,这些控股股东将上市公司看作是敛财的工具,强行将上市公司的资金占为己有,并频频通过关联交易、违规担保等手段损害上市公司的合法利益,从而造成了一些公司负债累累、亏损严重,甚至将一些公司掏成了“空壳”,据统计,连续两年亏损的中小板上市公司中,70%的公司当中存在大股东侵占公司资金的行为,这不仅损害了广大中小股东的利益,也是对公司治理结构的破坏。除此以外,由于公司的股东大会被控股股东所牢牢控制,公司在做出各种重大决策时往往听命于控股股东,在这种“一言堂”的环境下,重大决策的提出及制定往往是“一票定乾坤”,其主观性和随意性较强,缺乏对市场的全面调查和理性分析,其决策正确与否完全取决于领导的个人能力和对风险的偏好,因此存在着较大的战略和经营风险,众所周知,中小型高科技企业通常自身实力薄弱、规模有限,重大经营决策的失误,往往会给企业带来难以挽回的损失。

  2.内部人控制问题较为严重

  内部人控制问题最早是由经济学家青木昌彦在考察了俄罗斯、中国等计划经济国家在经济转轨时出现的公司治理问题总结后提出的,他把内部人控制问题定义为:“经理人员事实上或依法掌握了公司控制权,他们的利益在公司战略决策中得到了充分的体现,经理人员常常通过与他人共谋实现个人利益最大化。”现在内部人控制问题一般是指由于所有者和经营管理者之间利益目标不一致,经营管理者利用自己的信息优势,控制公司的现象。

  六. 完善中小型企业内部控制的策略和建议

  (一)内部控制环境问题解决对策实施股权多元化

  我国中小型高科技企业的创立者在创业过程中付出的心血与承担的风险以及对企业深厚的感情,都会导致其偏好绝对控股,主要表现为对公司内外部的超强控制权上。解决我国中小型高科技企业治理结构中“一股独大”问题的关键在于对股权结构的分散与稀释,即通过分权来达到对权力的制衡与约束。主要可以通过以下几种方法:

  1推行管理层持股

  管理层持股是指通过给予企业内部管理者一定比例的股权,从而使企业的管理者从单纯的代理人成为了企业所有者的行为。管理层持股分散了控股股东的股权,有利于优化企业的股权结构,达到分权的目的。同时,管理者持有公司股权,将会与股东形成利润共享、风险共担的利益共同体,在股票期权的激励下,可以充分调动管理者的积极性,协调管理者与股东之间的利益关系,使管理者的利益目标与股东的利益目标尽量保持一致,防止管理者出于一己私利以牺牲企业长期发展能力为代价追求短期获利行为,降低委托代理成本。

  2实施员工持股

  员工持股不仅能够让股权多元化、达到改善股权结构的目的,还使员工以股东的身份参与到企业重大决策的制定与审批过程中,激发员工的“主人翁”意识,使员工为企业的经营发展献计献策。同时,员工持股架起了员工与股东之间信息沟通的桥梁,由于在决策制定时充分考虑到了员工利益,因此可以减少口后决策执行的阻力。另外,由于我国针对中小型高科技企业的政策供给不足,社会化服务体系远未建成、风险投资业不发达等原因,导致我国中小型高科技企业在发展过程中普遍存在融资难的问题员工持股作为一种获取资本的方式,扩宽了企业的资金来源,吸收了员工手里的剩余资金,不失为一种较为快捷的融资手段。目前我国出台了多项中小型高科技企业所得税减免政策和办法,在减少企业所要缴纳的所得税的同时,增加了员工分到的股利,企业可以以此为契机推行员工持股,进而达到分散股权的效果。

  (二)提高独立董事的独立性

  独立董事作为我国中小型高科技企业治理结构当中权力制衡机制里的重要一环,理应发挥着重要作用,但是前文已提到,我国中小型高科技企业中的独立董事普遍独立性差,要解决这个问题,就要从独立董事的提名、任命、任期以及赋权两个方面采取措施。

  1完善独立董事提名与任命机制

  我国中小型高科技企业的股东会对于小股东的利益往往视而不见,由于独立董事作为企业的一种来自外部的权力制衡机制,其往往代表的是小股东的利益,因此笔者认为,在独立董事的提名与任命方面,应该让控股股东之外的小股东自己提名、自己投票,大股东不要干预,留给小股东一个必要的自治空间,将独立董事的提名权和任命权都交给小股东;或者是由大股东提名,小股东掌握独立董事的最终任命权。另外,还可以建立职业化的独立董事人才库,独立董事协会从人才库中选拔优秀的独立董事委托具有一定资质的中介机构主动向企业提名选拔出的独立董事作为独董候选人,之后再经股东会表决通过后担任独立董事一职。通过以上两种方式可以很好的从源头上把控独立董事在选任方面的不独立问题,使其摆脱大股东的影响,让独立董事不仅在形式上独立,实质上也能够独立起来。

  2缩短独立董事任期

  《独立董事制度条例》规定:“独立董事每届任期与该上市公司其他董事任期相同,任期届满,连选可以连任,但是连任时间不得超过6年”。由于可以连选连任,所以很多中小型高科技企业中的独立董事往往是上了又下、下了又上,除非自己提出辞职或遭到董事会解聘,否则独立董事经常任职多年。在这种情况下,独立董事往往与大股东或公司内部的管理者建立了深厚的人际关系,从而使独立董事在考虑问题时难免夹杂着个人感情因素,其独立性大打折扣,因此笔者认为应该将独立董事的任期缩减至3年为宜。

  七. 总结与展望

  改善中小型高科技企业内部控制环境

  内部控制环境是企业内部控制得以存在与实施的基础,中小型高科技企业首先要改善治理结构,尤其是对于企业股权结构要进行调整,避免一股独大现象的产生。其次要重视人力资源对企业战略发展的重要作用,充分调动知识型员工的工作积极性与创造性,为打造企业核心竞争力创造条件。最后要注重优秀企业文化的培养,要在企业中形成一种积极向上的价值取向,增加员工对企业的归属感与凝聚力。

  企业内部要建立风险管理制度,同时风险管理制度要与企业自身特点相结合,要注重其实用性和可操作性。其次企业要加大对风险管理人才的引进与培养,在企业内部设立风险管理部门,定期邀请专家对企业管理者及员工进行风险管理培训,强化他们的风险管理意识。最后要扩大企业的风险管理范围,将企业涉及的各项业务都纳入到风险管理的范围当中去,并且建立风险信息实时反馈机制,从而形成一种全过程的动态风险管理模式。


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