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中小企业内部控制制度建设问题与对策研究

发布时间:2019-11-30 14:27

  前言

  近年来,国家经济飞速发展,新企业不断出现,中小企业的数量也逐渐增加。中小企业在国家经济发展中具有重要的作用,不仅是国家税收收入的重要来源,同时也为国家提供了大量的就业机会。但是中小企业的规模小,在竞争中处于劣势地位,因此中小企业在发展时需要提升自身的竞争力。内部控制时提升企业竞争力的重要途径,很多中小企业在发展时都开展了内部控制工作,但是内部控制制度建立时还存在一些不足,制约着中小企业的发展,在这种情况下,对中小企业内部控制制度建设问题进行研究,希望可以对中小企业的发展提供一定的帮助。

  通过查阅相关的资料文献了解到当前关于中小企业内部控制的研究文献比较丰富,但是很多研究并没有具体的研究对象,研究成果缺乏针对性,因此选题的研究具有一定的理论意义和现实意义。在理论意义上,通过选题的研究能够丰富有关内部控制的相关研究理论,完善研究体系。在现实意义上,以胜威公司为出发点和落脚点,对胜威公司的内部控制制度建设情况进行了分析,研究了胜威公司内部控制制度建设中存在的问题以及问题出现的原因,并结合具体的原因提出了中小企业内部控制制度建立的建议,这样不仅可以加快胜威公司的发展,对于其他中小企业内部控制工作的开展也具有一定的借鉴意义。

  一、 中小企业内部控制制度概述

  本章简单介绍中小企业内部控制制度的相关概念。

  中小企业是基于大企业而言的相对概念,本文从定量的角度出发定义中小企业,将经营规模较小的企业认定为中小企业。内部控制(Internal Control),即从组织内部进行的控制管理活动。这个词最开始在1936年美国会计师协会发布的《独立公共会计师对财务报表的审查》中被正式提出。在文中它被描述为:为了保护现金和其他资产、检查簿记事务的准确性而在公司内部采取的手段和方法。在此之后,随着内部控制理论的发展,内部控制的概念渐渐发生了变化。当前世界各国广泛采用和认可的是由美国COSO于1992年提出并于1994年修改的《内部控制—整体框架》中对内部控制提出的定义:“内部控制是由企业董事会、经理层和其他员工实施的,为营运的效率效果、财务报告的可靠性及相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。”

  内部控制制度的内容涉及货币资金、工程投标、材料物资设备的采购、实物资产、成本核算等经济业务方面的内部控制,重点在实物资产的管理方面、会计信息质量控制方面、控制环境方面强化了内部控制。内部会计控制涉及会计事项方面的业务,主要采用会计处理程序及其他会计手段,对那些能用货币反映的经济业务活动进行控制。

  二、 中小企业内部控制制度建设中存在的问题及原因分析

  目前我国中小企业制度建设发展尚且落后,接下来分析其中存在的问题、以及存在问题的原因。

  (一) 中小企业内部控制制度建设中存在的问题

  1. 内部控制环境建设不足

  内部控制环境是内部控制制度的基础,目前中小企业内部控制环境方面的问题主要表现在:首先,内部控制名存实亡,公司的内部控制制度大多是生搬硬套其他公司的制度,即使有了详尽的制度,也没有员工严格执行。“说一套做一套”的控制环境里,从管理层到员工都对内部控制十分怠慢。其次,公司的组织机构混乱,员工职责严重不分。由于企业的规模小、员工人数少,一家中小企业内部可能出现该有的职能部门缺失、一位员工身兼数职、该分离的职能却没有分离的情况,例如财务人员同时负责采购、采购人员同时负责出入库等。再次,中小企业更容易出现权力集中的情况,老板把财政、经营等重要权力都抓在手里,即使内部控制制度确实存在,也只控制这些关键流程以外的工作。另外,中小企业管理人员水平普遍不高,有许多管理人员是被从生产线提拔到管理岗位,而没有接受相应的培训,这使他们缺乏作为管理者所必需的素质。

  2. 内部信息沟通不良

  内部信息沟通的问题表现在横向的沟通与纵向的沟通之中。从横向来看,在中小企业内,部门与部门之间的沟通不足。例如财务部与业务部门的报销流程中,业务部门只需将报销清单、发票提供给财务,财务则见票处理,不去了解报销事由等,从而使企业难以控制业务成本,甚至会出现乱报销、找发票增加发票等恶劣事件。从纵向来看,中小企业缺乏人文关怀,领导不会与员工进行定期的交流,也使一线操作中发生的问题难以被领导层发现。

  3. 风险评估不足

  企业在发展中面临着很多的风险,包括财务风险、市场风险、经营风险等,因此企业在发展时需要建立风险评估机制。对于很多中小企业而言,管理者所关心的问题仅仅是增加业务、销售产品,而不会从战略角度思考企业是否处于风险之中。可以发现,当社会发生变更,例如经济形势变差、某项产品遭到淘汰时,首当其冲遭到损失甚至因此倒闭的往往是大批的中小企业。这不仅是因为中小企业体量小、在冲击中难以生存;也因为中小企业无法判断危机已经到来并提前做好转型或者退出的准备。另外,中小企业也常常出现贸然经营某项产品,缺造成亏本的事件。这也是由于在做出决策时,没有专人对未来的风险进行评估,无法有效规避一些较为明显的风险。

  (二) 中小企业内部控制制度建设问题的原因分析

  1. 管理人员缺乏内部控制意识

  大多数中小企业都处于企业前期的飞速发展期中,企业规模日新月异,但是管理人员——或者说是老板的观念却未必跟得上企业的发展速度,通常无法随着企业规模的扩大及时改变企业内控制度,增加部门、明确权责等。中小企业容易出现权力过于集中的现象,从大的角度来说,管理权和所有权集中在一人;从小的角度来说,财务和行政、业务与经营的权力集中在一人,都会对公司建设内部控制制度造成阻碍。而且,中小企业的管理人员,可能文化水平不高,没有明确的内部控制的意识;也没有受过相应的管理方面的培训,对于科学的管理、内控体系没有形成概念。

  在领导者缺乏内部控制意识时,即使公司有一些内部控制的制度,领导也无法从上而下地执行并督促下属,也无法形成科学、有效率的组织机构,这是内部控制环境建设不足,企业成员怠慢内部控制的源头。

  2. 内部控制措施不完善,信息化水平不够

  内部信息沟通不良、风险评估不足、内部监督不足的问题都或多或少与内部控制的具体措施不够完善有关。一个有效的内部控制体系,应对所有需要控制的工作流程都做出规定。内部信息沟通的失效是由于企业没有提出信息沟通方面内部控制的措施,例如信息公开、定期交流等;并且由于信息化水平不够,内部交流时也无法保证信息随时随地的记录与公开。风险评估的不足是由于风险评估体系的缺失,没有制定专门的风险评估流程,利用信息化时代的便利对风险作出预测。

  3. 内部监督不足

  内部监督是对内部控制制度效果有效性的保证,然而对于大多数中小企业而言,内部监督仅仅存在于上级对下级的单方面监督之中。尤其是当一人身兼数职或者权力过大时,缺乏内部监督很容易导致此人监守自盗、侵吞公产、以权谋私。例如说,出纳与会计职能不分离,就是造成屡屡有“会计侵吞公司财产”新闻出现的原因。

  4. 内部会计人员队伍建设缓慢

  在大多数中小企业中,内部审计人员往往由会计人员担任或者出身于会计人员,是内部控制行为的重要主体。然而,中小企业的会计人员往往缺乏内部控制所需的素质。他们缺乏内部控制的理论基础与实践经验,对企业的经营战略没有全局的思考,也缺少对企业所面临风险综合分析的能力。另外,中小企业由于对于内部控制的不重视,多数没有建立专门的内部审计部门,兼任的财务人员也因此没有足够的精力、权力去参与内部控制的实施。

  三、 中小企业内部控制制度建设问题的对策

  上文已经分析了我国中小企业内部控制制度建设存在的问题及原因,接下来将从原因的角度出发,考虑解决的策略。

  (一)从外及内加强管理者内控意识,优化企业内控环境

  首先,监管机构加强对中小企业内部控制的管理。虽然《企业内部控制基本规范》作出了一些规范要求,但是并没有强制执行,也没有提出惩罚措施。因此,许多企业只是空有一套内控制度,根本不严格执行。而且目前监管机构的监管都是对以前年度内部控制的核查,缺乏时效性,容易弄虚作假。其次,中小企业的管理人员应当接受相关教育培训,形成内部控制必要性的认识,对内部控制的理论有一定程度的了解。再次,对企业员工也应进行关于内部控制的培训,使员工认识到其重要性,也将内部控制进行时的具体要求付诸实践。最后,中小企业应根据自己的实际情况,建设分工明确、责任区分清楚、又不降低企业效率的组织结构,避免职能不分离造成的舞弊行为。

  (二)完善内部控制措施

  1. 完善风险评估体系

  在完善内部控制措施时,首先需要确认企业经营方向的正确,完善风险评估体系。在进行战略决策时,应规定必须参与决策的人数,降低由于个人决策失误导致企业风险的可能性。同时完善预算制度,严格控制资金流,避免风险。

  2. 规定内部信息沟通的措施

  内部信息的沟通,从纵向来看,应该规定管理者与员工进行定期的沟通,可以是座谈会形式、也可以是会议形式,以达到发现公司最基层问题的目的。“千里之堤溃于蚁穴”,只有时刻关注基层的小问题,才能时刻保持企业的向心力、执行力。从横向来看,部门之间有工作交叉部分的沟通,必须使用信息化的手段例如邮件进行沟通,以保证信息得到良好的保留。

  3. 设置授权批准体系

  为避免权力的过于集中、无人监管,应当设置授权批准体系。在权力下放时,经过应有的授权才能被实行。例如采购部门的某位员工需要盖财务专用章,这时必须经过采购部门的管理者、财务部门的管理者的授权,才能盖章。

  4. 建立不相容职能分离制度

  在设计员工工作职责时应该考虑到职能的制衡,使员工之间彼此制衡,将结合之后能够舞弊的职能分离到不同的员工身上,从而减少员工公饱私囊的可能性。

  (三)加强内部监督

  加强内部监督,应该设置独立的内部审计部门,聘用专业的人员,对公司内所有需要监督的流程:采购、签订合同、材料入库、会计做账、报销等,进行严格的把控,并按期形成报告进行披露,保证内部监督的有效性。

  (四)加快会计人员队伍建设

  加快会计人员队伍建设可以从以下几个方面入手:首先发挥现有会计人员的主观能动性,会计人员在业余时间需要进行知识的积累和补充,不断完善自身的知识结构,提升自身的专业能力,这样才能更好的适应岗位的需求。其次,加快会计人员队伍建设可以开展培训活动,培训活动开展中会计人员之间可以相互交流,互相学习,取长补短,同时注意总结经验教训,避免自身在以后的工作中出现类似的错误。最后加快会计人员队伍建设可以通过招聘活动的开展。内部控制对于企业的发展具有重要的作用,很多高校都开设了内部控制的相关专业,每年都会有大量的应届毕业生进入社会,这些应届毕业生在高校内掌握了很多先进的理论,招聘活动的开展不仅可以扩大中小企业的影响力,同时可以为大学生提供一个施展自身才华的平台,将大学生掌握的理论知识应用到实际工作中,提升中小企业内部控制制度建设的效率,缓解社会的就业压力。招聘活动开展中不仅需要对应聘人员的专业能力进行考核,同时需要对应聘人员的职业道德进行考察,只有具有一个良好的职业道德,才能在工作开展中切实履行好自身的职责。

  四、 案例分析

  上文从理论角度分析了中小企业内部控制制度建设出现的问题、原因及对策,接下来结合具体案例——胜威公司进行说明。

  (一) 胜威公司简介

  胜威公司位于衡水市安平县,全名为安平县胜威金属丝网制造有限公司。公司成立于2009年,距今已有8年的发展历史。公司的主营业务包括各种丝网的生产与销售,包括临时护栏、锌钢护栏、公路防护网等,公司产品种类丰富,质量保证,因此受到了用户的喜爱和青睐。胜威公司产品现已销售到美国、加拿大、澳大利亚等地区。公司现有内贸部和外贸部两个部分,并在石家庄设有办事处,在公司领导与员工的不懈努力下,公司的规模在不断的扩大。公司规模不断扩大,因此胜威公司开展了内部控制工作,但是内部控制工作不到位。

  (二) 胜威公司内部控制制度建设中存在的问题

  1. 控制环境建设不足

  内部控制制度的建设对于企业的发展具有重要的作用,胜威公司建立了内部控制制度,但是内部控制制度建设还存在一些不足,控制环境建筑不足就是其中之一。胜威公司在进行内部控制制度建立时存在以下问题:采购的收发控制和职责分工不规范,开单过程不符合内控要求,容易出错。入库程序繁杂,使得责任的划分变得困难,并且降低了工作效率;仓库记录存货与财务对材料进行明细账记录的依据不一致,会造成账账核对出现困难;仓库的管理手段尚且落后,库管人员的职责彼此交叉、十分混乱,达不到内控要求; 存货管理系统不够先进,现在管理流程只能具体控制到存货的库存阶段,对存货的入库无法有效控制等。同时原材料出库核算的流程有以下问题:

  由于原材料入库时到货与验收之间存在时差,所以库管和财务人员的记账依据不一致:财务以入库单为依据,进行存货入账; 库管以质检单为依据,质检完成后才将材料入账。 并且,材料入库时的验收单是由财务人员填写的,库管无法控制到这一流程; 而出库单却是由仓库保管人员根据发料单来填写,财务也无法控制到该流程。

  2. 没有形成科学的风险评估机制

  企业在发展中面临着很多的风险,包括财务风险、市场风险、经营风险等,因此企业在发展时需要建立风险评估机制。胜威公司内部控制制度建设中存在缺乏科学风险评估机制的问题,缺乏科学的风险评估机制体现在以下几个方面:首先胜威公司没有成立风险评估机构,市场经济条件下,市场形势千变万化,企业在发展时面临着很多的风险,胜威公司没有自身的风险评估部门,不能有效的了解自身发展时存在的风险,制约着胜威公司的发展。风险评估工作不到位加剧了胜威公司发展经营的风险,胜威公司在风险出现时不能有效的采取紧急措施,这样就增加了风险带来的损失。

  3. 缺乏有效的信息与沟通机制

  胜威公司内部控制制度建立时缺乏有效的沟通机制,管理人员认为自身与基层员工之间只是管理与被管理的关系,对基层员工的关系力度不够,在员工工作及生活中遇到问题时没有提供有效的帮助,这样不仅导致员工无法将全部的精力投入到工作中,同时还影响到与管理人员之间的关系。基层员工与管理人员的沟通交流少,很多基层员工不愿发表自身的意见,管理人员在制定各项方针政策时容易出现失误,胜威公司内部控制进展缓慢。沟通机制不健全还体现在胜威公司发展中具有严格的上下级制度,员工在提出意见时只能层级上报,导致意见的时效性降低。

  (三) 胜威公司内部控制制度建设出现问题的原因

  1. 管理者缺乏内部控制意识

  企业任何工作的开展都离不开管理人员的支持以及鼓励,内部控制也不例外。然而胜威公司管理人员对于内部控制却不够重视,直接导致内部控制的工作不能顺利的完成,管理人员不够重视的主要原因是由于管理人员对于内部控制的认识程度不够,通过资料的收集与整理,制作了管理人员对内部控制的认识统计图,统计结果如下

  从图1中的数据可以看出,在胜威公司的管理人员中,5%的管理人员了解内部控制,15%的管理人员对内部控制比较了解,35%的管理人员对内部控制的了解程度一般,高达45%的管理人员对于内部控制不了解。从数据对比中可以看出80%的管理人员对于内部控制的了解不够深入,由于管理人员对内部控制不够了解,直接导致管理人员无法充分认识到内部控制对于企业发展的重要作用。因此,在本应进行内部控制的工作流程中,没有指定内部控制的范围与目标,给内部控制工作带来了很多困难,同时胜威公司在进行内部控制的过程中没有成立专门的内部控制部门,使得各部门内部轻忽内部控制,不严格进行自我控制,令内部控制工作在开展的过程中困难重重,内部控制工作无法正常有序的开展,不利于胜威公司的平稳快速发展。

  2. 内部控制体系建设不科学

  胜威公司内部控制制度建设中体系建设不科学,体系建设时没有明确内部控制人员的工作内容和工作范围,这样就在无形中增加了内部控制的工作量,降低了内部控制的效率。内部控制体系建设不科学还体现在内部控制工作没有充分发挥员工的作用,内部控制工作没有听取员工的建议,这样就导致员工不配合内部控制工作的开展。最后内部控制体系建设不科学体现在胜威公司内部控制工作开展中没有进行创新,盲目的借鉴其他公司的内部控制体系,没有结合自身的实际情况,内部控制体系不能有效的指导自身的工作。

  3. 会计人员队伍建设缓慢

  会计人员是内部控制工作的实施主体,在内部控制工作开展中发挥着重要的作用,可以说会计人员的素质直接关系到内部控制工作的效果。胜威公司内部控制人员的素质比较低,具体体现在以下两个方面:首先内部控制人员的学历水平低,通过数据的收集整理制作了胜威公司内部控制人员的学历水平统计表,统计结果如下表

  从表2中的数据可以看出,有5名内部控制人员的学历水平为高中学历,所占的比例为50%;有3名内部控制人员的学历水平为专科学历,所占的比例为30%;还有2名内部控制人员的学历水平为本科学历,所占的比例为20%。另外内部控制人员的素质低还体现在内部控制人员的工作年限,通过数据的收集整理,制作了胜威公司内部控制人员的工作年限统计表,统计结果如下表

  从表2中可以看出,有4名内部控制人员的工作年限在1年以下,所占的比例为40%;有3名内部控制人员的工作年限在1-2年,所占的比例为30%;有2名内部控制人员的工作年限在2-3年,所占的比例为20%;还有1名内部控制人员的工作年限在3年以上,所占的比例为10%。胜威公司内部控制人员的学历水平低,工作时间短,很多先进的内部控制方法无法自如的应用。会计人员学历水平低在工作开展存在消极怠工的行为,不能切实有效的履行自身的职责。

  4. 缺乏有效的内部监督

  最后胜威公司内部控制制度建立时出现问题的原因包括缺乏有效的内部监督,胜威公司在对员工进行处罚时主要是以批评教育为主,没有进行经济处罚,处罚方式具有单一性,批评教育导致员工犯错的成本比较低,导致员工不能有效的约束自己的行为,制约着胜威公司工作的开展。缺乏有效的监督工作没有发挥员工的作用,员工的内部控制中存在的问题采取放任不管的态度,影响到内部控制制度的建立。内部监督工作的开展能够为内部控制的开展提供一个良好的环境,因此企业需要提升内部监督的力度。

  (四) 加快胜威公司内部控制制度建设的策略

  1. 增强管理人员的内部控制意识

  加强管理人员的重视,首先需要提高管理人员对于内部控制的认识,胜威公司可以在企业内部举办内部控制的宣讲会,邀请一些专家学者向企业管理人员讲解内部控制的知识,通过宣讲会,提高企业管理人员对内部控制的认识,同时可以就内部控制过程中存在的问题与专家学者进行沟通,从而增强理解,只有理解了内部控制对于企业发展的重要作用,管理人员才会重视内部控制。通过成立内部控制部门可以提高内部控制在公司内部的影响力,使得内部控制工作可以顺利的开展。其次加强管理人员对内部控制的重视需要企业管理人员制定内部控制制度,通过制定业内部控制制度,在企业内部形成自身的内部控制文化,将内部控制文化融入到企业的文化中,可以有效的促进企业内部控制工作的开展,充分发挥内部控制在企业发展中的作用,促进企业的长久快速发展。

  2. 完善内部控制措施

  中小企业在发展时需要明确内部控制工作的范围和内容,制定合理的内部控制流程,这样可以使员工更好的明确自身的职责,降低内部控制的工作量,提升内部控制的效率。其次内部控制工作开展中需要了解员工对内部控制工作的建议,对于员工提出的切实可行的建议应积极的采纳,这样不仅可以帮助员工树立主人翁精神,同时可以加快内部控制工作的开展。完善内部控制体系需要中小企业在发展时学习其他公司的内部控制经验,注意结合自身的实际情况,对内部控制体系进行创新,保证内部控制工作的顺利进行。

  3. 开展内部监督工作

  中小企业内部控制工作开展中需要开展内部监督工作,完善奖惩机制。要在企业内部成立专门的内部控制部门,使得内部控制工作保持完整的独立性,不受其他部门的干预。在对员工进行处罚时采用多种处罚方式,包括批评教育以及经济处罚等,针对不同的错误采用合理的处罚措施,能够提升处罚的效果,更好的约束人员的行为。在激励方面,中小企业可以采用物质激励与精神激励相结合的方式,开展物质激励,提升员工的参与热情和参与积极性,充分发挥员工的作用。

  4. 加快会计人员队伍建设

  结论

  通过对胜威公司进行研究发现,胜威公司内部控制制度建设的过程中存在控制环境建设不足、没有形成科学的风险评估机制以及缺乏有效的信息与沟通机制等问题,这些问题严重制约着胜威公司的发展,造成这些问题出现的原因是多方面的,包括:管理者缺乏内部控制意识、内部控制体系建设不科学、会计人员队伍建设缓慢金额缺乏有效的内部监督,因此中小企业在建设内部控制制度时需要增强管理人员的内部控制意识、完善内部控制体系、加快会计人员队伍建设和开展内部监督工作,听过这些措施的采用能够有效的帮助中小企业建设内部控制制度。

  任何活动的开展都不是一帆风顺的,势必会遇到很多的困难和挑战,内部控制制度建设也不例外,因此企业需要做好充分的准备,及时解决内部控制工作开展中存在的问题,加快自身的发展。

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