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浅论电算化环境下的审计方法

发布时间:2020-01-08 16:43

  摘要:随着社会发展的日新月异,计算机的广泛应用,许多单位实现了会计工作电算化,因此会计电算化环境下的审计也就应运而生了。会计电算化审计是计算机技术和审计工作相融合的产物,是指对电算化会计所形成的信息系统的审计,是由独立的机构以被审单位在一定时期内的电算化会计信息系统及其范围内会计资料反映的经济活动为对象,利用专门的审计软件(如用友审易软件等),通过对系统内部控制、应用程序、数据文件以及对其电算化过程和结果等进行的审计,本文拟就会计电算化环境下的审计内容和方法谈点自己看法。

  关 键 词:电算化;会计环境;审计

  一 引言

  经济技术的日新月异,这个系统将企业的运营过程实现一体化,以此同时实现有效的管理,从而使ERP在现代经济社会之中都是不可缺少的一种会计信息系统。会计核算软件也在这个时候慢慢的出现。开始进入90年代随着国际会计信息系统的发展和网络技术的出现,逐渐产生了决策支持系统。21世纪初的世界,以计算机和互联网为代表的信息技术已经进入了社会生活的每一个角落。电算化、网络化、数据化、知识化已成为时代的主旋律。随着全球信息一体化,会计核算全面实行电算化已成为必然趋势。会计电算化在给会计核算带来快速方便的同时也给审计带来了新的问题和要求。从80年代信息技术真正的成立以来,随着现代电子信息技术的日益进步发展,从而促使企业会计电算化也要顺应了时代的变化发展,在这个信息化时代,在企业内部建立一套适合企业的会计信息化系统是非常重要也是必要的。同手工系统相比,计算机信息系统在信息处理流程、内部控制、信息存储介质和存取方式等均发生了很大变化,对企业内部审计的审计线索、审计标准和准则、审计方法、审计人员的素质等多方面都产生了影响。因此,重视对内部控制的审计,是促进企业健全内部控制制度,改善管理,减少损失浪费,提高经济效益函待解决的重大课题。

  会计电算化不同于会计信息化,前者以计算机处理为主而后者以计算机网络为主,与此相似的名词还有“电算化会计”,“计算机会计”等等,它们都是会计电算化更高层次的发展。会计信息化是管理信息的一种,他是全面运用计算机对会计信息的应用,为经营者提供真实、正确、全面的信息。会计信息化作为新时代的新生物,它起到了承上启下的作用,在未来的运用是不可缺少或者可以说是最重要的。会计信息系统能够对企业的经济活动进行事前的预测、决策、计划和预算,事中的管理和控制,以及事后的核算和分析,这一些都大大的推动着高校会计电算化的进步发展,内部审计作为内部控制的重要组成部分,必将会受到更广泛的重视,所以对会计电算化这新形势下的企业审计研究也因此更具有一定的现实意义。

  二 会计电算化相关概念

  二.1 会计电算化的定义

  会计电算化信息系统,会计信息系统具有独立性,目标性,整体性,和环境适应性这四种特征,同时也是一个靠提供信息为主的经济型信息系统。而会计电算化信息系统是指需要依靠计算机为基础,在以计算机以其许多的外部设备为数据的处理工具,由彼此之间的相互联系,在加上以各种会计之为依据而形成的一个具有特殊形式的会计信息系统,同时它需要人工的外部操作,所有会计电算化信息系统其实就是一个人和计算机的相结合体。

  二.2 会计电算化的特点

  (1)数据处理一体化。在手工方式下,从原始凭证的编制,凭证到登记账簿和财务报表,要经过很多人工完成,提高数据处理的错误的可能性;而计算机则不同,数据一旦进入系统,大大减少了出错的可能性。会计电算化,除了原始文件外,所有其他信息都可以存储在计算机的磁介质中,同时,可以根据需要将信息打印到纸上,磁盘可以复制,保存的会计数据更安全。

  (2)账务处理的流程与财务人员手工核算的流程大体上是一致的,主要是对日常发生业务的凭证处理,是整个会计软件系统的主体和核心,主要包括建账、凭证处理、账务查询、结账、账页打印和分机处理。建账,用户从手工会计过渡到电算化会计,必须将有关的信息输入到系统,为日常账务处理做好准备,包括各种编码设置、凭证种类设置、账务各级科目设置。自动化是指计算机的程序自动控制处理,人工操作和人为干预减少。

  三 会计电算化环境下审计方法的涵义

  三.1 审计方法作用

  由于会计信息系统的内部控制工作所面临的环境发生了重大的改变,给传统审计工作带来了一系列的影响,其具体表现在以下几个方面: 在人工会计的条件下,内部控制是对人的控制,强调区分责任和约束,手工检查和使用纸质信息的手段,便于明确责任结果,更加直观。然而,在会计电算化条件下,内部控制由人工控制和机器控制两个方面转变,其中大部分是基于计算机内部控制。因为计算机的数据和程序的变化没有控制,不能留下任何痕迹。计算机容易受到“黑客”的入侵和“病毒”的侵袭,特别是现在利用计算机犯罪的众多案例,由此可见,它不仅是一种有效的信息处理工具,而且是一种很好的刑事欺诈手段。现在有些人认为,在实施会计电算化的应用,通过对会计软件商品化的金融部门评估后,尤其是会计信息的可靠性和正确性已经得到解决,可有效地防止会计与会计信息失真的问题,所以不需要产生审计软件的信息。这不是事实,因为会计软件的绝大多数没有按照原来的数据,这个关键问题的真正解决会计凭证,他们中的许多人不是功夫花在保证数据源是正确的,但输入的数据进行计算,最好不是一个高级的算盘。也就是说,不能防止当前会计的会计信息失真。企业内部控制系统主要在财务管理系统和其他部门系统,而审计信息系统这设计于外部系统,起着监督与独立的作用。

  三.2 审计方法的分类

  了解和描述内部控制制度,这一步骤的主要目的是通过一定手段,了解被审单位已经建立的内部控制制度及执行的情况,并对其进行描述。描述反映企业内部的制度的方法主要有以下几种:

  (1)书面说明法。内部控制系统的实际情况,这是要被理解的形式描述的文本。该方法是基于不同的业务方面的一般性描述,分别对每个工作的各个业务环节应该完成,在相关人员的各种证书的企业,管记录和对象,以及它们作为表达控制点存在的职责。

  (2)调查表法。问卷调查法是一种用表格形式了解内部控制制度状况的方法.。例如,审核员可以为被审计单位的业务部门的控制点编制标准格式调查表及其主要问题。在表中,为每个问题设置“是”,“否”,“不适用”和“备注”等专栏,通过填写结果,了解被审单位内部控制情况。

  (3)流程图法。流程图是用来描述图形的业务流程和控制,显示控制链接和记录的生成,传输,检查,存储和它们之间的关系,可视化显示内部控制系统的实际情况的方法。是国外审计工作中应用广泛的一种方法。这种方法要求审核员熟悉各业务环节及其关系,确定控制点,掌握绘图的技巧和方法。

  四 电算化环境对审计方法的影响

  四.1 传统审计方法受到影响

  由于会计信息系统的内部控制工作所面临的环境发生了重大的改变,给传统审计工作带来了一系列的影响,会计核算与财务管理的核心是预算的制定和执行情况的统计分析,系统构成以账务处理、财务分析为核心。在日常工作中使用不符合软件的正确使用方法几程序,并带有一些不良的习惯,对于来历不明的网址随意查看,导致信息的丢失等一些后果,所以内部控制制度在财务软件上有很大的作用,可以改善高校管理混乱的局面、能够更好的控制资金、保证会计信息的质量,还是会出现内部控制方面的许多问题。

  四.2 内部审计方法控制的影响

  主要体现在两个方面:一是原手工会计系统下的一些内部控制措施在实施电算化后没有必要存在。例如,制作科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的操作,以及总账、明细账核对等。在企业之中内部控制其实并没有完整的覆盖到所有的部门和人员,各个领域和环节也没有渗透进去,使得一些高校的工作秩序混乱造成严重后果也就没有必要存在了。于是在电算化会计信息系统下,一般来讲,其内部控制措施分为以组织措施为主的一般控制和以计算机系统程序控制为主的应用控制,并且组织控制是应用控制的基础和保障,而控制的方式由人工控制转变为计算机控制为主,并与人工控制相结合。焦点转移,和内部控制,内部控制的关键手工会计信息系统是控制存储、整理和装订会计凭证,会计控制程序、会计人员的责任控制,控制账户卡、支票账户的形式;而会计电算化信息系统的内部控制,重点从传统的财务部门电子数据处理部门,对原始数据输入到会计信息,计算机控制的重点是内部控制的输出控制、人机交互处理的计算机控制系统,控制系统和安全控制之间的联系,除了更严格的控制要求。

  四.3 对审计方法内容的影响

  对内部审计内容的影响会计电算化系统的安全性成为内部审计重要内容。由于手工审计整体流程设计的落后,手工会计的设计缺陷导致会计流程功能的简单化,事后监督而不是事前指导,严重降低信息的有效性,另外,与高校其他相关业务的信息共享、数据集成也没有体现。由于拥有存在二级财务部门,导致信息来源众多,在数据集成缺乏的情况下,导致数据的重复录入,混乱传递在会计电算化信息系统中,由于会计事项由计算机按程序自动进行处理,使得因计算或过账错误的机会大大减少了。但如果会计电算化系统的应用程序出错或被人非法篡改,则计算机只会按给定的程序以同样错误的方式处理有关的会计事项,错误的结果将是不堪设想的。因此在会计电算化条件下,内部审计人员要花费较多的时间和精力对会计电算化的内控进行审计。另外,除了要对投入使用后的电算化会计信息系统审计外,在电算化系统的设计和开发阶段,内部审计人员要对系统进行事前和事中审计。

  四.4 对审计人员要求的影响

  对内部审计人员的影响掌握计算机审计技术迫在眉睫。内部审计是内部控制制度的一个重要组成部分,如果高校内部行使内部控制职能的管理人员不能正确的履行自己的职能,而是滥用职权、营私舞弊,私自干预审计的工作,那么就算是再好的审计内部会计控制,也发挥不到应有的效果,从而导致企业之间的内部控制远远达不到预期的效果,从而进入一个死循环,是的企业的内部控制远远跟不到社会与社会的发展与要求由于会计电算化信息系统的环境比手工会计系统更为复杂,审计对象也更多更复杂,内部审计人员只依靠原有的知识和技能是无法胜任对会计电算化信息系统的审计工作的。因此,内部审计人员除了要具有丰富的财务会计、审计等方面的知识和技能,熟悉有关的政策、法规等审计依据外,还应掌握一定的电子计算机知识和应用技术。此外,在内部审计组织中,还应培养一批计算机审计的系统开发人员,从事设计和开发审计应用软件的工作,建立本单位的计算机审计系统。

  四.5 对审计方法准则的影响

  由于电算化系统下的审计与传统模式相比,工作的内容、对象、手段都发生了深刻的变化,因此传统审计模式中的方法和程序也就很难移植到电子系统下。财政部发布了48项注册会计师审计准则,从根本上实现与国际接轨。国际会计师联合会1984年公布的《国际审计准则15—电子数据处理环境下的审计》、《国际审计准则16—计算机辅助审计技术》等,都是对电算化会计系统下的审计所发布的一系列文件。在我国往往是经济立法滞后于经济事项,因此审计单位必须自己在实践工作中摸索和总结适合新情况的审计标准和工作规范。在较中小企业内部控制制度要按一定程序进行的话,就会消耗一定的成本,这一些成本是对于较中小的高校而言是很难负担起来的。内部控制制度的环节较多,有庞大的监督体系,然而对于较中小的企业来说,由于资金以及很多的方面的约束和问题是不可能每个环节都会设置人员,这样过于简单的内部控制制度就会使管理者在管理过程出现问题,就会使得达不到预期的效果,从而导致指挥和大展上面出现偏差。所以,内部控制制度还是存在一定的缺陷,这一些缺陷是我们目前所要面对和解决的。

  5电算化环境下审计方法的改进措施

  5.1优化审计方法标准与准则

  内部审计应规范化。内部审计部门应对企业财务软件从审计角度制定规范,进行统一登记,将财务软件备份和使用说明书上报审计部门备案,做到有备而查。会计基础工作主要是指会计制度是否完善、会计程序规范化、基础数据是否准确、完整等,同时,这也是会计电算化工作的重要保证。会计电算化的实施,高校领导应重视对会计电算化工作,会计制度应根据及时相应修订会计电算化,进一步对会计人员、财务管理权限和会计工作程序的具体规定,如机构设置的不断完善,分工职责、系统运行控制、会计电算化和其他配套的法律法规文件管理、规章制度的模式下建立一套会计电算化,使会计电算化规则的法律工作,已建设在深度不断发展,法律法规的进一步限制在会计准则、基础管理和会计电算化同步发展的会计电算化。实施会计电算化信息系统的单位可以结合自身的特点,制定切实可行的内部会计控制制度及方法。财政部和主管部门应制定内部控制工作指南,对单位会计电算化信息系统内部会计控制工作提出指导和建议。

  5.2建立新的审计方法

  网络基础设施是为信息共享创造了良好的条件,以及人为因素的影响,是解决问题的关键。一方面构建跨部门信息系统,充分考虑高校会计信息电算化的需要范围内的沟通,最大限度地使财务部门与相关部门及时和弹性地分享信息,减少数据资材料不必要的重复,极大地实现信息的共享部门,提高金融效率。另一方面,提出了安全、法律和会计软件可用性需求的同时,数据的输入和输出提出了必要的规范,如要求提供了一个标准的格式,按照会计信息系统的需求等等。财务系统要充分利用企业接口,形成涵盖固定资产、部门经费预算及各系院部门多职能的信息网络,并将职工工资、部门创收情况的查询系统放在网上,及时准确地提供会计信息。在内部控制制度上,一个跨部门的信息系统的建立,同时实现会计信息资源共享,也可以设置一个大的网络来实现在企业的整个系统的资源共享,企业和上级主管部门纳入其中,审计信息系统的资源共享,做到有效的内部监督。也可以从两个方面着手:

  (1)职责明确。工作人员应检查组织结构、劳动责任和权力分配和划分,其目的是确定职责分工可以提供强有力的内部控制,程序和系统开发、计算机操作、数据输入控制、切实可行的应分开的地方。

  (2)安全控制。审核员应确定计算机硬件、计算机程序、数据文件、数据传输、输入和输出数据以及人员安全规程。检查不应只涉及计算机设备集中处理站,也应该是小型机、计算机终端、通信设施,包括其他的位置和其他外围设备。

  5.3加强内部审计方法的完善

  要加强对内部控制的审计方法的完善。健全的内部控制制度能够有效地维护资产和资源的安全,保证包括会计信息在内的一切经济信息的完整、正确与可靠,有效地考核、评价各部门的业绩,以促进经济效益的提高[10]。对一切信息系统可能产生危害的原因,从系统的数据处理和处理环境两方面来看,可分为环境性原因和数据处理原因两类。因此,针对危害产生的原因而采取的内部控制措施可分为一般控制和应用控制两种。一般控制是指对有关电子数据处理全部活动的控制,包括系统中组织、操作、安全、开发等系统运行环境方面的控制。因为这些方面的控制措施普遍适用于会计和其他管理系统,适用于任何企事业单位的电子数据处理系统的内部控制,它们为每一个应用系统提供了环境,其控制好坏影响应用的成败。只有在强有力的控制下,应用系统才能起到应有的作用。应用控制是指对有关数据处理中一些具体的特定的会计业务的控制。应用控制具有特殊性,不同的应用系统有着不同的处理方式和处理环节,因而有着不同的控制问题和不同的控制要求,以确保数据输入、处理、输出的正确性和可靠性。故应用控制包括输入控制、处理控制、输出控制。输入控制是最重要的控制,因为绝大部分的错误发生在输入阶段。输入控制意味着,只接受得到正式承认的准确数据。处理控制是对数据处理的准确性和可靠性进行的控制。处理控制意味着,只对承认的经济事项加以处理,未经承认的经济事项不处理。输出控制是确保计算机产生数据的有效、正确、完整且只向与本系统有关的人员提供。

  5.4加大审计人员培养力度

  应高度重视和加强复杂的会计电算化人才的培养,审计的培训体系的建立,特别要注意训练前的会计电算化的应用,培训还应重视后续教育,审计人员不仅要具备基本的计算机知识,了解简单的操作和维护,掌握排除故障的方法和误差修正方法;还要掌握会计软件的熟练操作和升级软件的数据处理方法,对会计人员、系统维护人员、系统管理、培训应按进行不同的内容,不同的要求安排。高校应充分重视和加大对会计复合型人才的培养的力度,制定实事求是的会计电算化人员培养计划和方针政策,注重实效,不搞一刀切,对审计人才进行系统性的培训,加大培训力度,可以使得复合型人才得以加强应对素质。审计人员也要努力学习,提高自身素质,不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术,精通财会业务,熟练掌握外语和计算机技术,迎接新时期对审计人员的挑战。

  6结论

  审计方法随着会计电算化环境下不断的更新,它一直处于一个动态的发展过程,我们所处的时代是一直处于高速的发展中的,这也就要求人们的审计方法意识要跟随着时代的不断进步而不断提高并且要逐步的加强和渐渐完善甚至赶超时代的发展。必须加强约束、规范企业管理行为,完善审计方法体系,从而有利于资产安全、完整,保证经营成果与财务状况真实、可靠,提高经营管理的效率和经济效益。我国会计、审计方法理论工作者在借鉴西方已有的内部控制理论基础上,对审计方法进行了有益的探索,又为内部控制实务提供了理论指导。因此,企业应充分把握机遇,加快建立现代企业制度,结合审计专业部门的帮助指导,完善内部控制。而作为审计监督部门,则要不断学习和掌握先进的内部控制理论,借鉴成熟的内部控制经验,及时发现企业在内部控制制度方面存在的问题,防止企业在经营管理上存在的各种漏洞,使企业的经营健康地向前发展。


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