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浅板目前原始凭证审核和填制存在的问题及相应的对策-以制服购公司为例

发布时间:2020-01-14 17:59

  摘 要:原始凭证管理水平的高低会直接影响会计信息的质量高低,会进而影响到企业财务管理水平以及领导的财务决策情况。因此,加强原始凭证管理,对企业来说尤为重要,而原始凭证的审核和填制就是原始凭证管理的重要内容。鉴于目前制服购公司在原始凭证的审核和填制方面还存在或多或少的问题,本文以制服购公司为例,分析其原始凭证审核和填制存在的问题,并结合公司的实际,提出几点针对性的对策,包括提高原始凭证的真实性、加强对原始凭证审核、规范填制原始凭证等,希望可以促进公司会计凭证管理水平的提升,确保公司财务管理的有效性。

  关键词:原始凭证;填制;审核

  1 绪 论

  1.1 引言

  随着现代信息技术的高速发展,传统的会计核算程序在一定程度上发生了很大改变。传统的繁琐业务流程被重新整合,只要向会计信息系统输入记账凭证,便可以自动进行会计的记账、汇总、结账、出报表等工作,对于很多重复性业务。更是能够自动完成,大大提高了会计核算的效率和准确性[1]。然而,随着会计人员工作的简化,编制正确的记账凭证就显得格外重要。记账凭证是依据审核无误的原始凭证,按照账务核算要求,分类整理后编制的会计凭证,它是确定会计分录,登记账簿报表的依据。因此,对原始凭证各项内容的审核和填制规范就成为保证会计信息质量的前提条件。

  1.2 制服购公司概况

  制服购是湖南古潮服装有限公司官方网上商城,专业从事工作服、校服的定制与批发业务,生产基地“尚蓝雅服装厂”,位于湖南知名的服装工业城市株洲市,拥有各类专业服装加工生产设备100多台,技术工人100多名,日生产各类服装600-800多套,拥有自己的设计师团队,柄承简约实用的风格设计理念,让每一款服装都经得起时间的考验。“制服购”网上商城是湖南古潮服装有限公司于2012年推出的网上直批平台,自行设计生产的多个款式作为企业核心竞争产品,以批量生产,现货库存,全国批发的形式推向终端企业客户和地区服务商,同时与国内多家服装鞋帽生产企业合作,让客户得到多元化、更丰富的产品选择与一站式采购批发体验。

  2 原始凭证的相关理论概述

  2.1 原始凭证的内涵

  原始凭证又称单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况,还可以明确经济责任,是进行会计核算工作的 原始资料和重要依据,是 会计资料中最具有法律效力的一种文件[3]。工作令号、购销合同、购料申请单等不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证不能作为原始凭证并据以记账。

  1.原始凭证名称;

  2.填制凭证的日期和编号;

  3.填制凭证单位名称或者填制人姓名;

  4.对外凭证要有接受凭证单位的名称;

  5.经济业务所涉及的数量、计量单位、单价和金额;

  6.经济业务的内容摘要;

  7.经办业务部门或人员的签章。

  2.2 原始凭证的分类

  2.2.1 按照来源不同分类

  按照来源,原始凭证可分为如下几种类型:

  (1) 外来原始凭证,是指在同外单位发生经济往来事项时,从外单位取得的凭证。如 发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时,从供货单位取得的发货票等。

  (2)自制原始凭证,是指在经济业务事项发生或完成时,由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如 收料单、领料单、开工单、 成本计算单、 出库单等。

  自制原始凭证按填制手续及内容的不同,又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证[3]。

  (1)一次凭证:一次凭证是指只反映一项经济业务或同时记录若干项同类性质经济业务的原始凭证,其填制手续是一次完成的。如各种外来原始凭证都是一次凭证;企业有关部门领用材料的“领料单”、职工“借款单”。购进材料“ 入库单”以及根据 账簿记录和 经济业务的需要而编制的 记账凭证。

  (2)累计凭证:累记凭证是指在一定时期内(一般以一月为限)连续发生的同类经济业务的自制原始凭证,其填制手续是随着经济业务事项的发生而分次进行的。

  (3) 汇总凭证:汇总原始凭证是指根据一定时期内反映相同经济业务的多张原始凭证,汇总编制而成的自制原始凭证,以集中反映某项经济业务总括发生情况。汇总原始凭证既可以以简化会计核算工作,又便于进行 经济业务的分析比较。

  2.2.2 按照格式不同分类

  按照格式的不同,原始凭证可分为如下几种类型:

  (1) 通用凭证:由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。

  (2)专用凭证:由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。

  3 制服购公司在原始凭证填制和审核中出现的问题

  3.1 原始凭证失真

  作为一个自己制作自己出售的小型企业,制服购的会计核算方法基础薄弱。制度建设不能与时俱进,随着我国社会主义市场经济的建立和发展,有不少财务报销制度的规定严重滞后。导致在财务工作中,常常会遇到合法不合理或者合理不合法的报销事项。从报销范围看,制服购一些非支不可的开支却不能列支,可以列支的又不一定全部显得那么必要,财务报销制度建设滞后,不能及时适应新的经济形势而对有些报销事件的范围或者标准予以修改或者调整。会计核算方法不合理的一个突出表现就是“事后监督”[4]。制服购公司财务人员很难去对各项业务进行过程控制,也就是很难对经纪业务发生的过程进行监督,比如签订合同的过程,原材料的购进、验收、领用各环节的工作,因为各种原因,财务人员不可能去观察、监督,所以绝大多数的经济业务只能是“木已成舟”后再行“售后监督”之职。发票的报销范围随意扩大,公私不分,私费公报。

  3.2 原始凭证审核中存在的主要问题

  3.2.1 虚假发票

  合法的正式发票是指由国家财政、税务机关监制的或国家认定的其他相关部门印制的专业发票。各类发票都有其制定的用途和使用范围,不可套用、串用。但在制服购公司中,却存在虚假发票等问题。这主要是因为发票本身是假的,不是由国家财政、税务机关监制或者国家认定的其他相关部门印制的专业发票。公司利用这种发票可能是为了逃税漏税、编造报销款项便利而使用的虚假书面证明文件。对这种凭证审核不严,会给国家税收、财政造成很大损失[5。

  另一种形式是发票本身是真的,但经济业务是虚构的、经济业务事实是伪造的,即真票虚开,如用餐饮发票报销劳务费用、用办公用品发票报销招待费用等;或者发票是真的,经济业务也是真的,但是开票方不是从税务机关领购的发票,也属于虚假发票,如非法借用发票,开票单位借用其他单位的发票,表现为发票领取人与发票盖章人不一致。另外开票单位开具作废发票、过期发票、开具的发票联和存根联金额不一致的发票、开具发票内容超出自身经营范围的发票等都属于虚假发票。财务人员应对发票进行仔细审核,不能对虚假发票据以办理报销业务。

  3.2.2 虚构经济业务

  在实务操作中,虚构经济业务的情况也时有发生。对于票样相同、金额较大、出具单位相同的发票,以及存在连号的发票要进行重点分析鉴别。另外可通过核查出具超出单位经营业务范围或受票单位业务项目无关的情况。制服购公司时常会出现用餐饮发票报销劳务费用,水果发票开具办公用品等类虚构经济业务。

  3.2.3 票据管理存在问题

  由于各地行政事业收费收据的版本不统一、尺度也不尽相同,因此,实际业务中就出现了种类繁多、格式各异的多种票据。在依据管辖范围不同划分的国税管辖发票、地税管辖发票中有又区分工业、商业等不同行业发票,它们的格式都不尽相同,还有定额于非定额之分。这些就给制服购公司的票据管理带来了困难,公司没有建立健全的票据管理制度,从而导致会计凭证管理的不规范、责任不明确。虽然公司有专门的会计凭证存储室,由公司指定专人指定管理档案,但公司财务部门保存了自己的记账凭证,没有转移到备案室,很容易发生会计凭证丢失的问题,导致很多事情成了遗留问题,不能很好地解决[6]。

  3.3原始凭证填写不规范

  制服购公司对于原始凭证的填写不规范主要体现在以下几个方面。首先,基本要素的填写不完整,不规范。比如原始票据中无物品名称、无单价、无明细,只有金额或应税项目名称写的过于概括,不能反映真实的交易业务,如应税名称写“货物”、“配件”等,没有明确标明所购买的物品。其次,一些原始凭证还存在打印不清楚、单位名称错填、随意涂改、各发票联没有进行套写等问题。作为财务人员,应严格审核、对于填制不符合规定的凭证坚决不予处理。对于多联发票,有些直接用钢笔或签字笔填写,未用复写纸,就可能存在内容、金额在存根联发票联之间的不一致,进一步有可能存在偷税漏税等违法现象。对于这类发票通过观察发票背面复写穿透的印迹即进行辨别。

  4 制服购公司原始凭证填制和审核的改进对策

  4.1 提高原始凭证的真实性

  改进和完善财务报表,财务报销制度是财务报销工作的依据和标准,没有财务报销制度就无法照章办事。因此,建立健全内部财务报销制度是各单位搞好财务报销工作的重要环节,应引起各单位领导的高度重视。实行逆向审批制度,即原始凭证先由会计机构负责人--会计主管对其真实性、合法性、完整性进行审核、确认,再由单位负责人或分管财务的领导签批报销[7]。这样,会计人员可以发挥业务特长,从源头上堵塞违规票据入账,为领导签批把好第一道关,变“事后监督”为“事前监督”,充分发挥会计的监督职能,提高办事效率,规范会计基础工作,切实保证会计资料的真实性、合法性和完整性。明确单位负责人的主体意识,提高管理人员经纪业务素质,清正廉洁。财务人员对票据进行审核时,需要严格按照财务人员相关操作法规及方法进行审核,对假发票、不符合规范要求的发票以及缺少相关附件证明文件的票据等一律不得入账,确保原始凭证的准确性、真实性,使公司内部报销流程更为合理、合法,让报销相关制度更易于工作的进一步开展。

  4.2 加强对原始凭证审核

  4.2.1 会计人员应不断学习,提高会计凭证审查能力

  面对日益复杂的会计业务时,原始凭证的种类五花八门,这就要求会计人员拥有较好的个人素质和专业素养,会计人员对原始凭证的识别直接影响到会计信息的质量。因此,提高相关人员素质,是加强原始凭证审核的关键。首先,会计人员要不断学习,尤其是会计凭证和票据方面的学习,通过自学来弥补自身知识结构在的问题。其次,制服购公司还应加强会计人员的素质培训,这可以从如下几方面来实现:一是不断加强政策理论和业务知识的学习,增强政治素质和法律意识,提高识别各种违纪行为的能力;二是提高会计人员对新形式的适应能力。随着现代化信息技术的发展,会计人员要通过学习掌握最新的计算机知识,利用现代化的技术和手段来为会计工作服务,搞好票据审核能力[8]。三是加强对原始票据的审核,如果审核结果不当、不准确那么就会带来一系列问题。所以充分认识高质量的审核财务票据的作用,是奠定财务规范管理的基础。总之,制服购公司的会计人员在审核原始票据的过程中,要严格执行财务制度的相关规定,对每一张原始票据认真审核,分别从票据的合法性,要素的填写等方面对其进行严格审核。对于有疑问的票据,应尽其所能对票据进行验证,确保票据是真实经济业务的载体,从而保证会计信息的真实,可靠。

  4.2.2 健全制度,规范会计人员的行为

  制服购公司要尽量避免虚假会计原始凭证的产生,因为制服购公司的财务行为会受虚假的会计原始凭证会影响,造成会计报表数字不准确,会计信息不真实。而避免虚假会计原始凭证则需要制服购公司加大惩罚力度,强化会计人员审核原始凭证的力度,具体的措施至少包括以下三点。第一,制服购公司需要建立健全相关财务会计制度,根据我国的会计法和会计准则并结合消防制服购公司会计基础工作规范制定相关的原始凭证审查方法,还可以请地方有关审计机构对此进行相应的修正和指导,确保制服购公司能够从原始凭证的源头做到事前积极防范[9]。第二,建立部门责任制,即对包括财务部门、审计部门以及其他出具原始凭证部门的相关领导对于签字权要严格把关,签字就意味对此原始凭证的真实性负责任,所以相关的部门签字权应当对原始凭证的真实性、完整性有所约束。同时重视部门签字权也意味着提高消防制服购公司各个部门人员的责任感,从而做到事中认真负责,为杜绝虚假会计原始凭证又提供了一道防线。第三,配合制服购公司内部外部做好会计原始凭证审核工作,可以对制服购公司的原始凭证进行定期或者不定期的监督检查,严格对各个虚假会计凭证进行深入查询,加大处罚力度,杜绝腐败。同时,对于原始凭证虚假现象,要追究相关责任人,从而做到事后审核处理。

  4.2.3 加强对票据的管理及查询工作

  制服购公司应该加强原始凭证的管理力度,提高会计原始凭证的审核效率。加强会计原始凭证的审核力度应该从原始凭证时效上和规范管理入手。其一,对于已经过期或者不完整的原始凭证要及时做出处理,并且协同其他各个部门进行原始凭证的留底备用。其二对于原始凭证的管理,财务结算中心应当建立统一的计算机管理制度,同时律方手工备查登记表。双管齐下的对金额重大、会计交易事项具有重要性的原始凭证进行登记管理[10]。如此就可以避免出现原始凭证的遗失以及因种类繁多而造成的原始凭证审核困难的现象发生。

  在票据的查询方面,制服购公司可以开通和完善发票的查询系统,以便实施发票的实时监督,对发票的管理也有很大的帮助。目前虽然有些省市已经开通了发票的真伪查询系统,但由于没有统一的系统域名等原因使得查询系统不能发挥最佳的效率,因此就需要相关部门进行资源的整合,通过改进和完善查询系统,使发票的辨别工作更加方便快捷。

  4.3 规范填制原始凭证

  加强对会计凭证的审核后,就需要规范会计凭证的填制行为,对此,可以从如下几方面来实现:一是真实记录:原始凭证的填制,要由填制人或经办人根据经济业务的实际执行和完成情况填写不得伪造、改造;二是书写正确:文字摘要要简练,数量、单价、金额计算要正确;各种凭证必须连续编号,以便考查;凭证如果已有预先编号的,在写错作废时,应加盖“作废”戳记,并保存不得销毁;书写要符合规定。大小写要按规定使用蓝黑、碳素墨水,字迹要工整、清晰;各种原始凭证不能随意涂改。应按正确方法更正。三是内容完整:原始凭证填制的内容必须完整、齐全。凭证的填制日期、经济业务的内容、数量、金额 都必须认真填写,不得遗漏。经办人员及有关单位、人员要签名盖章,做到手续完备。四是编制及时:各种原始凭证必须在经济业务发生时及时填写,并应按规定的程序及时送交财务部门,由财务部门加以审核并据以编制记账凭证。

  结 论

  原始凭证的审核和填制不仅是会计工作的起点,也是实施会计监督的重要环节,决定了企业会计信息的质量高低,还对企业领导人的决策有着重要的影响。但通过本文的分析发现,制服购公司在会计原始凭证的审核与填制方面还存在一定的问题,比如原始凭证失真、原始凭证审核存在问题以及原始凭证填写不规范等问题,鉴于此,本文结合公司的实际提出了提高原始凭证的真实性、加强对原始凭证审核、规范填制原始凭证等对策,希望可以促进公司会计信息质量的提升。


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