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职称评定视角下的查收查引工作存在的问题及对策

发布时间:2019-05-26 18:05

  摘 要:对职称评审条件视角下的查收查引工作存在的问题进行分析,并提出解决办法。通过对收录引用证明中的收录范围、期刊认定、作者认定、引用范围及自引他引的区分存在的问题分别进行了分析,并提出解决办法。查新机构以职称评审为目的的查收查引工作中,应以评审文件为标准、谨慎区分期刊等级、界定统一的引用范围、简化自引他引判断方法、不对作者贡献作判断、建立查收查引服务平台、健全网站服务功能,从而为职称评审工作提供真实客观的信息服务。

 

  关键词:职称;评审;查收查引

 

  中图分类号:G203 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2019)05—0127—04

 

  查收查引服务又称为论文收录及被引用检索

 

  (以下简称“收引证明”)。主要是为有关人员检索其论文被国内外著名数据库收录以及被他人引用情况,并出具检索证明,为科研人员的研究成果提供评价依据[1]。查收查引服务作为图书馆的一项常规服务已开展多年,所开具的收引证明主要用于职称评审、科研奖励、人才引进、成果鉴定等,因为职称又与收入、奖励等利益关系挂钩,所以用于职称评审的收引证明需求量最多,而随着职称评审政策及工作流程的变化,目前图书馆在出具收引证明后,时常会发生委托人、人事、科研等部门对收引证明的内容、形式等有疑问的情况,笔者以遵义医学院图书馆查新站为例,根据近几年收引工作开展的情况及趋势,总结分析了近几年在以职称评审为目的进行的查收查引工作中遇到的问题,并根据多年从事查收查引证明工作的经验,对如何解决这些问题提出自己的看法。

 

  1 收引工作的现状与趋势

 

  表1 遵义医学院图书馆历年收引报告出具情况

 

  遵义医学院科技查新工作站从2010 年成为教育部科技查新工作站,一直以来为成果鉴定申请人、SCI及 EI作者开具文献收引证明,每年出具的收引证明数量如表1所示,2013年以前每年的收引证明数量为30项左右,从2014年开始,每年的收引证明数量开始持续增长,特别是2016 年、2017 年两年总和就达到1300 余项,究其原因,从2016 年开始,贵州省专业技术职称评审开始要求对评审材料中的论

 

文收录引用情况附带相关查新机构开具的收引证明,从而导致查收查引数量猛增,并且校外出具收引证明的比例也在逐年增加。

 

  2 用于职称评审的收引报告特点

 

  2.1 收录范围

 

  根据不同系列专业评审的具体要求,对英文文献的收录一般以 SCI/EI/ISTP 这世界三大检索数据库收录为评审条件,同时 SCI收录文献要求出具影响因子,因为贵州省人社厅要求 SCI影响因子不足“2”的按1篇“国内核心学术期刊”对待,中文文献要求申报人员发表的论文被“万方数据资源系统”、 “中国知网”、“维普讯网”三大数据库之一收录(要求 所证明的期刊为已经发表且能够在数据库中检索 到),核心期刊还要求证明是被《北京大学图书馆中 文核心期刊目录》期刊收录,以发表年版本为准。2.2 作者排名

 

  根据职称评审文件要求,一般申报人所发表的

 

  论文,必须是以第一作者或通讯作者身份发表,但SCI论文存在“共同第一作者”或几个通讯作者的情况,在出具收引证明期间,经常遇到委托人提出证明自己是共同第一作者或通讯作者的情况。

 

  2.3 文献形式

 

  用于职称评审的论文对字数也有要求,一般是1500字以上,而且对刊物的认定也比较严格,中文文献要求发表的刊物为省(自治区)级以上专业主管部门或学术机构主办的定期出版公开发行的,有国内统一刊号(CN)的学术期刊。SCI文献一般是指文献形式为 Article、Review 的文章,而 SCI还存在 Meeting abstract、Editorial material、Letter、Pro- ceedingspaper等类型,这些类型的文章在某些系列的职称评审中是不作为科研论文计算的。

 

  2.4 报告出具时间要求紧迫

 

  通常职称评审从通知准备材料到申请递交结束

 

  作者简介:苏炼(1983-),男,硕士,副研究馆员,研究方向为科技查新、信息服务,已发表论文7篇。

 

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  在1~2个月之间,很多申报人会在材料提交阶段集中向查新机构申请开具收引证明,并且要求出具的报告准确无误,一旦出现错误,委托人的申请材料将被打回,会严重影响委托人的职称评审。

 

  2.5 文献的引用

 

  在部分高级职称评审过程中,有对文献引用的考量,部分委托人也要求出具文献被引证明,但在引用的范围上,却没有明确规定,一般只要求注明自引他引数量。

 

  3 存在的问题

 

  3.1 收录的认定

 

  虽然在职称评审文件中明确要求,所发表的中英文文献必须是被 SCI、EI、ISTP、万方、知网、维普六大数据库之一收录,这里的收录是指发表的文献信息或全文被以上数据库经过相关著录和标引后, 能在数据库中检索到或下载。我们在实际检索过程 中发现许多委托人,特别是在基层单位工作的委托人,认为只要是被所谓“数据库”收录都可以,他们经 常要求查新机构出具一些非数据库收录的证明,例 如文章被“中国期刊网”、“龙源期刊网”等网站收录。还有一些委托人,认为期刊被收录了,甚至在期刊官 网上都能检索到了,文章就一定能被收录,虽然一般 情况是这样,但笔者也遇见过官网上能检索到,但文章在半年后仍未被收录的情况,例如文献《Gastric peroralendoscopic myotomyforthetreatmentof refractorygastroparesis:amulticenterinternation- alexperience》于2018年4 月12 日在《Endoscopy》官网上出版,但截至9 月30 日,仍未被 SCI数据库收录。

 

  还有一种情况是,即便在数据库中能检索到委托人的文献,但文献所被收录的库却跟评审文件所要求的不同,比如 Webofscience 平台就包含 SCI核心合集、SCI-E、CPCI-S、CPCI-SSH、Current chemicalreactions、Medline等好几个子库,检索的时候要注意是从哪个数据库中检索到的,SCI文献就只能在SCI核心合集和SCI-E 中检索到的才有效,ISTP 则是在 CPCI-S、CPCI-SSH 中检索到才有效,至于其余的数据库,一般在职称评审中是不作为有效评价工具的。在中文数据库中,也存在类 似情况,例如在维普数据库中,委托人的文献不能在 其《中文科技期刊数据库》中检索到,却能在维普的 仓储式在线平台中检索到,于是委托人认为该文献被维普数据库收录,但这两者是有明显区别的,“中 文科技期刊数据库”收录的是我国出版的1 万多种期刊所发表的论文,而仓储式在线平台只是维普提供的一个供读者或作者上传和共享的相关文档的空间平台,空间的论文不一定是正式发表的。同样的问题 CNKI也存在,一般要求出具被 CNKI收录的都是中文文献,但笔者也遇见过要求发表的英文文献被CNKI收录的,经查证,虽然CNKI检索栏中有外文文献,但其检索的结果却并不像中文那样显示题录信息并能下载,而是文献信息加一个全文链接,

 

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  此链接是跳转该文献的官网进行下载,笔者认为,从严格意义上来讲,并不算CNKI收录文献。所以,并不是在相应的数据库中检索到,就能算被收录,出具相关证明时,要注意该文献所属的数据库是否符合职称评审要求。

 

  3.2 期刊的认定

 

  一般职称评定中要求所发表的英文文献为SCI、EI、ISTP 来源刊,中文文献中要求区分所发表刊物是省级刊物、北 大核心刊物还是南大核心

 

  (CSSCI)。笔者在对英文文献收录开具证明过程中发现,有些文献虽然是在 SCI等来源刊上发表的文献,但不一定会被SCI收录,这其中的原因有很多,有一部分是因为发表日期太近,而导致暂未被收录, 有一部分是因为杂志社没有分配卷期页码,还有一部分是因为数据库录入遗漏,但作为检索人员,是无法判断未被收录是因为何种原因。遇此情况,职称评审机构便要求查新站出具该刊是 SCI等数据库来源刊的证明,国内也有部分查新机构出具此类证明[2]。但笔者认为,该刊是否来源刊与该文献是否被相应数据库收录没有必然联系,如果在不清楚为何未被收录的情况下出具来源刊证明,会误导职称评审机构将此文献按一定会被收录处理,但实际上, 很有可能因为各种原因,该文献一直不被收录(如仅仅是官网收录、发表到假刊等)。还有一种情况是中文文献核心期刊的认定问题,以北大中文核心期刊为例,以往图书馆认定期刊是否北大核心刊物均以每4年出版一次的北京大学《中文核心期刊要目总览》(以下简称《总览》)为标准,但由于该《总览》出版周期及形式等原因,有些投稿人在投稿时新版的《总览》还未发布,但在文献发表时,该期刊在新的《总览》中已不是核心期刊,遇此情况,往往委托人仍要求查新机构出具该刊是核心期刊的证明。

 

  第二种情况是,作者发表文献发表在北大核心、南大核心等刊物的增刊上,一般增刊是不会被数据库收录的,但也有例外情况,例如《中国组织工程研究》出版的增刊在CNKI里未收录,在维普数据库中却收录了,虽然在列表中注明了“增刊”及其特定的期数如“A02”、“B05”等,但部分委托人却希望打擦边球,要求查新机构出具该刊是核心刊的相关证明, 笔者认为,如不作特别说明,确实很容易让职称评审机构误以为那是核心刊,遇此情况应审慎对待。还有一些教师为了达到快速发表论文的目的,而通过网络、熟人等方式与黑中介联系发表文献,这些文献被发表在与原版期刊的封面、刊号、年、卷、期等完全相同的套刊上面,跟正版期刊一模一样,但是内容和目录却与正版期刊不同,等到职称评审时才发现那是套牌刊物[3]。例如《医师在线》杂志,被万方及维普数据库收录,但属于科普性杂志,每期出版80 页左右,但一些黑中介代发的《医师在线》,从封面到栏目,均与数据库收录的刊物不同,每期出版页码高达近300页左右,明显属于套牌刊物。

 

  3.3 作者的认定

 

  根据职称评审文件的要求,在职称评审中只将委托人为第一作者或通讯作者的文献作为学术业绩进行考核,国内的期刊按贡献大小将作者排序,通讯作者也通常是导师、教授或者研究单位的项目负责人,比较容易区分。但对于发表的外文文献来说,情况就比较复杂,发表在外文期刊上的杂志虽然也按作者贡献排名,但可以有“共同第一作者”的情况,通讯作者也可能是一个以上,遇此情况,有部分委托人希望查新机构出具其是“共同第一作者”或“第一通讯作者”的证明要求。

 

  3.4 引用的范围

 

  目前在论文被引证明上,存在着被引范围和自引他引区分标准模糊的问题。

 

  在被引范围的认定上,一般评审机构并未要求该文献被哪些期刊、哪些数据库引用,而不同的数据库所检索出的引用数量是不同的,以 SCI 论文为例,它的引用情况可分别在 WebofScience、国际联机的SCI数据库、谷歌学术里进行检索,从引用数量和形式来看,谷歌学术的引用数量和形式最多,包括期刊、图书的引用,但其访问方式、数据准确度一直备受争议。国际联机中的 SCI库检索出的被引 数量最少,WebofScience中检索出的被引文献较为准确,但也与平台所包含的数据库多少有关,委托人基于利益考量,自然是希望取被引数量最多的数据,但查新机构却首先追求的是数据来源准确,在权衡过程中,难免引起委托人不满。在中文文献的引用上,也存在类似问题,中文文献一般以知网、万方、维普的引用为数据来源,但这些引用范围仅包含了期刊、学位论文、会议论文,并未包括图书、外文文献的引用,若委托人提出将图书、外文文献的引用也计入,查新机构又如何应对,值得探讨。

 

  在自引他引的区分上,目前主要有两种做法,一

 

  种是对一个项目内所有成员发表的文献之间相互引用的行为,都算作自引[4],理由是委托人的文章虽然被他人所引用,但其数据、内容、结论、观点都属于同一科研项目。另外一种做法是只要文献中的作者里没有委托人,即便该文献作者与委托人属于同一团队,也应算作他引。在职称评审时,看重的是他引次数,所以自引他引如何区分,对委托人的利益关系影响很大,查新站应该审慎对待。

 

  3.5 出具报告的紧迫性

 

  由于职称评审的时间较为集中,委托人提交材料的时间也非常紧张,而查新员的人员配置又有限, 在短时间内要完成大量的收引报告,除了人员集中容易造成报告积压、易出错等问题外,还会遇到初次申报职称的委托人通过电话、邮件、现场咨询等各种途径咨询报告事宜,如果因各种原因无法出具报告, 查新员还需反复为委托人做解释工作,这在忙碌的职称申报期间使查新员的负荷和压力猛增,报告的出错率也有所上升。

 

  4 对 策

 

  4.1 数据库范围以评审文件为标准

 

  在出具用于职称评审的收引报告时,应该严格以职称评审要求为准,只出具文件要求的数据库收录文献的报告,例如知网、万方、维普、SCI等,并且只包括这些数据库中的期刊类核心库,如知网的“中 国学术期刊(网络版)”、维普的“中文科技期刊数据库”、WebofScience中的 SCI核心合集和 SCI-E等,并不包括其下属的“仓储式数据库”、WebofSci- ence平台中的“medline”等,而对于有用户要求查新站出具被 Pubmed、Elsevier、“中国期刊网”等文件中未明确规定的数据库收引证明,应做好解释工作, 特别是来自基层单位的职工,他们往往缺乏相应的 文献检索知识,应向其告知出具这些文件规定外的 数据库在职称评定中并无作用,并且以“中国期刊 网”命名的类似网站并非正规数据库,对这类网站收 录的文献,查新机构一律不出具相关证明。

 

  4.2 慎作期刊认定,结论要客观

 

  目前虽然职称的评定方式在朝着多元化发展, 但文献的发表作为职称评审的硬指标在很长一段时间内还将继续存在,而基于此催生的杂志代写代发等乱象也在滋长蔓延,很多作者通过黑中介、骗子机构发表文献,最终文献却无法被数据库收录,甚至期刊都是套牌期刊。而某些作者在刚接收到杂志社清样、定稿、收录通知等情况下,为赶在职称评审时提交材料,要求查新站出具收录证明,查新站在无法检索到文献的情况下,委托人可能要求查新站出具来源刊证明,即证明虽然其所发表文献未检索到,但其所发表期刊是 XX 数据库收录期刊,针对上述情况, 笔者认为,文献未被收录的情况原因多种多样,且时间有限,查新站无法逐一验证未被收录原因,并且文献是否被数据库收录与杂志是何来源刊并无直接联系,如果贸然出具来源刊证明,会误导职称评审机构,因此查新站可根据数据库实际情况,注明“已收录”或“未被收录”,对未收录原因一律不作说明,以保证结论的客观,由委托人去咨询相应出版社、杂志社等未收录原因。

 

  另外,针对中文核心期刊的认定问题,虽然职称评审文件要求证明所发表文献是否核心期刊,但因文献发表要经历投稿、审稿、修改、发表等环节,时间长短不一,而各类核心期刊的目录均以2~4年为周期公布一次,在新旧目录交替时,刚好在这期间出版的文献就处于是否认定核心期刊的灰色地带,通常不仅会给查新员带来困扰,也容易影响职称评审机构对该文献的认定,甚至产生冲突。因此,笔者建议,如遇此情况,在证明该文确实被数据库收录并发表在该刊外,将期刊最近几年在核心期刊目录中是否存在的情况一并列出,以《现代情报》为例,它仅在2004年、2014年版北大《中文核心期刊要目总览》中为核心期刊,如果该文献 发表在 2013 年 12 月或 2017年12月,查新员可在收录报告中注明该刊在哪几年目录中为核心期刊,但是对该文献是否属于核心论文,不作判断说明,由职称评审机构或人事处自行判定。另外,对于发表在增刊的文献,查新员除

 

 应在文献卷期处如实标注卷期(如 A2、B5)外,还要注明(增刊),以防止对职称评审机构作出错误引导。4.3 界定统一的引用范围,减少误差

 

  由于各查新站购买数据库的数量不同,所查证

 

  引用的数据库也有所不同,造成各查新站出具的引用次数有所差别,虽然引用次数越高的数据库对委托人越有利,但对于查新站来讲,首先应该追求的是数据来源的准确。因此,在界定引用范围时,选择数 据准确的数据库是首要标准,例如上文提到的查询SCI引用,就宜选择 WebofScience平台,中文文献以知网、万方、维普为主,对于谷歌这样的搜索引擎, 因数据索引准确度不够,不宜作为引用证明来源库。其次,与评审机构沟通,确定查引范围,例如英文文献被中文期刊引用或中文期刊被外文期刊引用的情况、以及文献被图书等引用的情况是否应也算作引用次数,如评审机构认为需计入被引次数,查新站应通过知网的引文检索等途径尽量满足,多方查证,如因数据库原因查证困难,可请求兄弟查新站协助,确实需要援引谷歌学术等搜索引擎结果的,应逐条核实引用是否真实。

 

  4.4 简化自引他引判断方法

 

  对于自引他引区分,笔者认为,如果科研团队内相互引用都算作自引的话,会使查新员工作量剧增, 因为对每一篇文献都要去区分其作者是否属于该科研团队,而一般科研团队发文时相互挂名的关系又错综复杂,会使得自引他引的区分复杂化,根据文献计量学对“他引”的定义:文献被除作者及合作者以外其他人的引用,也就是说引用文献和被引用文献中,只要有一个作者相同,即为自引,没有相同的作者为他引[5],因此笔者认为,即便同一科研团队的成员,但其科研内容都大致相似,有可能其引用的内容并非来源于同一科研项目,因此仅以单一委托人为自引判定标准,可大大简化自引判定过程,增加准确率,减轻查新员工作量。

 

  4.5 建立查收查引服务平台

 

  目前职称评审条件越趋严格,各项要求逐步增多,每到职称评审月,查新站便不堪重负,查收查引工作环节中存在很多费时费力的简单重复劳动,在时间紧、任务重的情况下,这一点尤为突出[6]。因此,建立适合本校查收查引特点的 Web 服务平台,使收引工作的办理、查询均在网上进行,甚至开发报告生成系统,如华北电力大学图书馆设计的基于云平台的论文自动查收查引移动应用系统[7]、南通大学图书馆开发的基于JBPM 的查收查引综合服务 平台[8]、山东大学图书馆开发的基于水晶报表的查收查引报告自动生成系统[9]等,均取得了良好的效果,提升了查收查引报告的出具效率。

 

  4.6 不对作者贡献作判断

 

  针对是否在证明中开具共同第一作者的问题, 目前国内普遍认为这类论文不能当一篇完整的第一作者论文来使用,笔者也认为,其共同作者的贡献度如何不应该由查新机构来进行评判,从而在证明中给出这种易误导职称评审的语句,如果遇到这类论文的检索报告,应归为其他类型作者论文,并对该论文进行标注,将文中的诸如“Theseauthorscontrib-

 

 utedequallytothiswork”的注释附带,从而确保报告内容的客观公正[10]。但通讯作者的信息一般在全文中或题录信息中均有明确标注,可按数据库的记录进行证明。

 

  4.7 健全网站服务功能

 

  网络环境下,图书馆以网站形式开展信息服务, 其服务范围扩大了,不仅包括实体图书馆的用户,还有更多的通过从网络进入图书馆的网上用户[11]。职称评审期间,很多委托人首选从官方网站了解信息,在职称评审文件发布后,即在网站发布通知,让委托人尽快了解相关信息,并选择时间到站开具证明,另外,虽然职称评审期间咨询的人很多,常见的问题却大致相同,如“多久能拿报告”、“哪些期刊不属于收录期刊”等,将这些常见问题列入网站,能减轻查新员反复应对委托人的答疑,节省时间。将收录引用的相关流程转移到网站进行,也能大大减轻委托人负担。同时,查新站还可编制《投稿指南》,指导委托人到正规的网站或邮箱进行投稿,避免在投稿中被黑中介欺骗。

 

  5 结束语

 

  随着职称评审条件的不断增加,查新站在出具收录引用报告中遇到的问题也会越来越多,查新站要根据评审工作的需要,在保持客观公正的前提下, 不断解决新出现的问题,完善报告的形式、内容,从而为职称评审机构及委托人提供真实可靠的信息服务。

 

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  文自动查收查引移动应用系统[J].情报探索,

 

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  [8] 徐世妍.基于jBPM 的查收查引综合服务平台设计[J].新世纪图书馆,2015,(11):52~56.

 

  [9] 阚洪海,赵杰.基于水晶报表的查收查引报告自动生成的设计与实现[J].现代情报,2017, 37(4):129~133.

 

  [10] 宋成方.查收查引服务质量提高路径及其延

 

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  [11] 周美华.网络环境下的查收查引服务调 研

 

  [J].图书馆工作与研究,2011,(12):106~

 

  109.

 

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